Advogados sem Fronteiras

Quando a missão é criar estruturas legais em regiões de confl ito do mundo para combater o tráfi co humano, o terrorismo e outros crimes contra os direitos humanos, a segurança dos documentos não é apenas uma preferência: ela pode ser literalmente uma questão de vida ou morte.

Fundada em 2000, a Advogados sem Fronteiras (LWOB) é uma organização internacional sem fi ns lucrativos que opera a partir de sua sede, nos Estados Unidos, e de uma fi lial no Reino Unido. A LWOB trabalha para diversas agências e departamentos da ONU, prestando serviços especiais de consultoria. Em qualquer momento, centenas de advogados que trabalham pro bono em grandes escritórios de advocacia multinacionais realizam trabalhos gratuitos para a organização. O trabalho em campo da organização ocorre em algumas das regiões mais problemáticas do mundo, onde as equipes jurídicas ajudam na construção de uma base mais sólida para o estado de direito e para a restauração da integridade do processo legal. O trabalho geralmente exige que os advogados compartilhem informações e colaborem em materiais altamente confi denciais. “Se esses documentos caírem em mãos erradas, isso poderá gerar graves consequências para as pessoas corajosas que trabalham no país”, diz a fundadora da LWOB, Christina Storm. 

Contra esse cenário em que quase todos os projetos envolvem esforços colaborativos, é essencial que a LWOB mantenha absoluta segurança dos documentos, sem prejudicar a facilidade de acesso a estes em outros países. A organização de Storm aprendeu desde cedo que documentos em papel não eram uma opção, devido ao risco de serem roubados, bem como apreendidos em inspeções de aeroportos ou ao cruzarem fronteiras. “Existem documentos que, se violados, colocariam em risco de represálias ofi ciais os voluntários e parceiros. Em algumas ocasiões, existe tanto sigilo envolvido que me sinto desconfortável à simples ideia de que terceiros possam destruir os documentos após o uso. Nós precisamos de segurança absoluta e à prova de erros”, diz Storm. 

Inicialmente, a LWOB transferia arquivos por e-mail ou FTP. Contudo, esses métodos apresentavam sérios riscos de segurança. A LWOB também experimentou um aplicativo de compartilhamento de arquivos no SharePoint, mas quando fi cou claro que o sistema estava comprometido no país em que operava, o site precisou ser retirado do ar e todos os arquivos foram imediatamente excluídos. 

Desde então, a LWOB buscava uma solução que conferisse forte segurança, assim como a fl exibilidade que permitisse o compartilhamento de documentos entre continentes. A LWOB precisava poder controlar como os arquivos de casos e outros documentos legais eram compartilhados e visualizados. Ter a capacidade de programar com antecedência a expiração do acesso a arquivos confi denciais era um aspecto que a empresa sequer julgava ser possível. 

Um dos escritórios de advocacia mais antigos aliados à LWOB sugeriu a Intralinks, Inc. como solução. O escritório sabia da necessidade da LWOB de ter um portal seguro e já conhecia a Intralinks por sua própria prática comercial, considerando-a uma plataforma confi ável para o suporte a casos de uso altamente confi denciais, incluindo transações de M&A. Como declara Storm, “achávamos que o Huddle era a melhor opção para nós, até conhecermos a Intralinks.” 

Diferentemente dos produtos de sincronização e compartilhamento de arquivos (FSS) criados para o mercado doméstico, a plataforma Intralinks dispõe dos recursos de segurança de documentos que uma organização como a LWOB precisava, para garantir absoluta confi dencialidade e segurança. A LWOB escolheu o Intralinks VIA® por seus recursos de compartilhamento de arquivos e colaboração, e por sua capacidade de fornecer controle completo e vitalício do conteúdo. Mesmo que os documentos eletrônicos sejam baixados ou enviados acidentalmente a pessoas erradas, a LWOB pode utilizar os recursos de Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM) da Intralinks para revogar o acesso em tempo real. A LWOB também reconheceu que, mesmo com este precioso recurso em efeito, o uso e a administração do Intralinks VIA eram bastante fáceis. “A Intralinks possibilita que eu tenha controle total sobre quem tem permissão para ver ou compartilhar um documento. A programação das permissões de usuários, problemática em muitos portais on-line, é simples e intuitiva com o produto Intralinks. Eu estou no controle e não preciso me preocupar ou ter dúvidas se pessoas não autorizadas verão o que não deveriam ou se as pessoas corretas realmente verão o que precisam ver”, diz Storm. 

Como a LWOB exige que os advogados viagem frequentemente a outros países, o Intralinks VIA Secure Mobile atende às necessidades, permitindo que eles analisem, comentem e façam anotações remotamente. Aplicativos para dispositivos iPhone, iPad e Android garantem a compatibilidade, independentemente das escolhas de tecnologia dos usuários. Novas versões de documentos são transferidas por upload em tempo real, garantindo que todos os membros da equipe tenham os documentos mais atuais. O acesso a versões anteriores está sempre disponível e todos na equipe podem ver o que foi transferido, quem o fez e quando. Notifi cações de transferências ou modifi cações de arquivos são automáticas, com lembretes por e-mail e na página inicial do painel de controle.

A LWOB também está muito impressionada com o suporte 24/7 em vários idiomas, fornecido pela Intralinks. Isso é especialmente importante em virtude da natureza internacional do trabalho que realizam. “A Intralinks é um parceiro natural da LWOB”, diz Storm. “Eles têm uma profunda experiência com a comunidade jurídica, combinada com amplos conhecimentos em segurança de dados e privacidade de informações.”