中央日土地アセットマネジメント、在宅勤務下のセキュアな不動産投資関連資料共有を目的にイントラリンクスを採用
2021/3/30中央日土地アセットマネジメント株式会社(以下、中央日土地アセットマ ネジメント)は、不動産投資関連の様々な資料をコロナ禍の在宅勤務下 においてもセキュアに共有するために、イントラリンクスが提供するバー チ ャ ル デ ー タ ル ー ム を 導 入 し ま し た 。従 来 は 出 社 し な け れ ば 対 応 で き な かった単純作業の負荷を大幅に軽減し、リソースをより付加価値の高い アドバイザリー業務に振り向けられるなど、DXの推進を後押しする効果 が得られています。
お客様の声
「イントラリンクスを導入したことで『出社が必須の業務』が減り在 宅勤務の比率が2割ほどアップ、出社した場合の残業時間も1割以 上減少。これにより捻出できた余力を、より付加価値の高いアドバイ ザリー業務に振り向けることができました。」(中央日土地アセットマ ネジメント株式会社 ご担当者様)
課題
中央日土地アセットマネジメントは、総合不動産会社である中央日本土地建 物グループの一員として、年金基金・金融機関などの機関投資家を中心とし た投資需要に応える私募リートの運用、不動産私募ファンドの組成・運用を中 心に事業を展開するアセットマネジメント会社です。アセットマネジメント業 界のプロフェッショナルをはじめ各種関連分野のスペシャリストが幅広く在籍 し、様々な投資家のニーズに応えています。
新型コロナウイルス感染拡大の影響により、中央日土地アセットマネジメント では、在宅勤務を推進し、出社しないとできない業務の削減に取り組みました。 そうした中、残されたのが「レンダー・投資家向けのDVD送付」の業務でした。 一般的にメールの送受信には容量制限があり、大容量の添付ファイルを送受 信することができません。そのため同社は外部のストレージサービスを利用し ていましたが、アップロードできるファイル数に制限があり、また保存容量や 保存可能な期間が不足することがありました。そのため、数十物件の不動産 鑑定評価書・物件評価レポートを投資家に伝達する場合、DVDを作成してバ イク便等を利用していました。しかし、コロナ禍によって投資家も在宅勤務を 実施している場合があり、DVDを送付しても受け取れなかったり、必要な情報 をタイムリーに伝えられなかったりするという課題がありました。
一方、在宅勤務の実施によってメールが急増したことも課題でした。連絡漏れ のないように宛先を複数にしたりチーム共通アドレスを導入した結果、社員 が受信するメールが急増。気づいたときにはメールボックスがあふれ、必要な メールが埋もれてしまうという情報受け取り側のリスクも高まりました。
ソリューション
こうした課題を解決するために中央日土地アセットマネジメントは、投資家と の間で大容量の情報を安全にやりとりできるバーチャルデータルーム(VDR) の導入を検討しました。比較検討の結果、容量を気にせずに多数の関係者と 容易に情報共有できるというニーズに合致したのが、イントラリンクスのVDR ソリューションでした。
同社の不動産ファンド・リート運用業務は、物件を管理するプロパティマネジ メント会社からの定期レポート、修繕工事の発注・支払の指図、会計事務所と の協議、レンダー・投資家向けの報告といった様々な内容を、数多くの関係者 間で高頻度に連絡し合う必要があります。こうした多種・多量・高頻度、かつタ イミングが不定期な情報でも、イントラリンクスのVDRは、一覧性をもってファ イルを共有することが可能です。ファイルの閲覧履歴によって情報をやりとり した日時が明示的に確認できるなど作業の進捗状況を可視化できるほか、グ ループ権限を事前設定しておけば誤送信の心配もありません。こうしたイント ラリンクスVDRの機能を評価し、導入を決めました。
導入効果
イ ン ト ラ リ ン ク ス V D R の 導 入 は 、中 央 日 土 地 ア セ ッ ト マ ネ ジ メ ン ト の 業 務 に 様々な効果をもたらしています。目に見える形で現れたのが、出社が必須の 業務を削減して在宅勤務比率が2割程度アップしたということでした。出社 し た 際 の 残 業 時 間 も 1 割 以 上 減 少 し ま し た が 、こ れ は イ ン ト ラ リ ン ク ス V D R の導入も含め、全社を挙げて取り組んだDXプロジェクトの成果です。
また、単純作業から解放されたことも大きな成果です。数百件のファイルをや りとりする新規ファンド組成の際のクロージング業務では、該当スタッフの残業時間が積みあがることもありましたが、イントラリンクスVDRの導入後は 大幅に改善できています。業務効率化によって捻出できたリソースを付加価 値の高いアドバイザリー業務に振り向けられることができました。
さらにコンプライアンス委員会や投資委員会など、外部の専門家を交えた会 議では、イントラリンクスVDRで事前に資料を共有し、質疑やディスカッション を深めることができるようになりました。閲覧回数が多いファイルの内容から 興味や質問を事前に推測できるようになり、準備する側が自発的に情報を提 供して議論の質が高まるという効果もありました。
今後の展開
コロナ禍によりビジネススタイルが大きく変化する中、中央日土地アセットマ ネジメントではイントラリンクスVDRをさらに活用していく方針です。導入から 短時間のうちに使い途が広がり、当初想定していた以上に利用頻度も高まっ ています。
イントラリンクスVDRを導入したことにより、同社のスタッフの間には業務フ ローを見直す習慣が根付きつつあります。イントラリンクスの導入を推進した スタッフは現在、他チームの同僚を巻き込みながら、これまでにない発想でい くつかの事務フロー改善プロジェクトを考え始めています。
イントラリンクスVDRは、中央日土地アセットマネジメントが推進するDX戦略 を支え続けていきます。
