Kingsley Napley

El entorno

Las firmas de abogados atraviesan un período de enormes exigencias. Estudios jurídicos de todos los tamaños y especialidades están bajo la inmensa presión de tener que administrar volúmenes de documentación en constante aumento, acceder a archivos de manera rápida y remota, y colaborar de manera segura con clientes y socios distantes, todo esto bajo la supervisión cada vez más rigurosa de organismos reguladores como la Solicitors Regulation Authority (SRA) y controles jurídicos como la Ley de protección de datos del Reino Unido.

Además, en la actualidad, el ejercicio de la abogacía es sumamente competitivo comparado con otros sectores y profesiones. La mayoría de las firmas de abogados necesitan diferenciarse y esto, a menudo, depende de su capacidad de proporcionar un servicio superior a un costo más atractivo. En el clima actual, lograr la eficiencia interna no solo es fundamental para el éxito en la profesión de abogado; es crucial para la supervivencia.

El problema

Kingsley Napley, una importante firma internacional de abogados con sede en Londres, se debatía bajo el peso de métodos de colaboración anticuados e ineficientes. Por ejemplo, el equipo de inmigración utilizaba el correo electrónico para enviar información confidencial a otros países, y el equipo de derecho familiar también recurría al correo electrónico para transmitir documentos a clientes que, a menudo, compartían la vivienda con el cónyuge del que se estaban divorciando. Los crecientes niveles de riesgo y la ineficiencia asociada al correo electrónico se volvieron inaceptables. El correo electrónico no solo suponía un riesgo de robo de identidad y daño a la reputación de la firma si la información personal de los clientes se filtraba por accidente, sino que había demostrado ser un método poco eficiente para el envío de archivos grandes.

La solución

Para reducir los riesgos y aumentar la eficiencia, Kingsley Napley primero consideró utilizar herramientas de colaboración para consumidores, pero terminó rechazándolas. Algunos productos para sincronizar y compartir permiten transferir archivos grandes y colaborar en documentos, pero ninguno ofrece los niveles de seguridad que Kingsley Napley necesita, ni tiene capacidad para controlar y supervisar el material compartido. “No conseguíamos encontrar un producto que cubriera todos nuestros requisitos”, explica Anna-Marie Barnes, instructora de TI sénior de Kingsley Napley. “Incluso hubo buenas soluciones competitivas que fracasaron al enfrentar algunos de nuestros obstáculos”.

En Intralinks VIA®, Kingsley Napley encontró una solución de colaboración empresarial capaz de responder a todas sus necesidades, ya que ofrece las capacidades de uso compartido que requiere una empresa grande y diversa, y los altos niveles de seguridad y control de la documentación que demanda el ámbito jurídico.

Con Intralinks VIA, Kingsley Napley puede compartir documentos de manera segura atravesando límites geográficos y firewalls corporativos, con permisos que se administran a nivel del documento. Esto permite mantener una comunicación privilegiada con los clientes y alcanzar los objetivos de transparencia que requieren los organismos de reglamentación y los auditores.

Today, mobility is essential for efficiency and profitability. Lawyers and support staff must be able to access documents at anytime and from anywhere. The mobile feature of Intralinks VIA allows Kingsley Napley to access and share files from any mobile device, from anywhere, with bank-grade security.

Una vez que se cierra un caso, la característica UNshare™ de Intralinks VIA permite al personal de Kingsley Napley revocar de manera permanente el acceso a los documentos compartidos, incluso en archivos que ya se han descargado. En la actualidad, la movilidad es esencial para la eficiencia y la rentabilidad. Los abogados y el personal auxiliar necesitan poder acceder a los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar. La característica móvil de Intralinks VIA permite a Kingsley Napley obtener acceso a los archivos y compartirlos en cualquier dispositivo móvil, desde cualquier lugar, con seguridad de nivel bancario.

El resultado

Intralinks VIA es una solución fácil de usar, por lo que tuvo un alto nivel de adopción por parte de los usuarios en toda la compañía. 

Kingsley Napley considera que, gracias a Intralinks VIA, ha superado a sus competidores porque puede proporcionar a los clientes una plataforma de colaboración y uso compartido de documentos sumamente segura, auditable y conforme a las normas.

La importante firma de abogados Kingsley Napley descubrió que puede tener la libertad de colaboración que deseaba y el control de la documentación que necesitaba para proporcionar a sus clientes los niveles de servicio más elevados sin perjuicio de la seguridad, la eficiencia y la competitividad.