Kingsley Napley

O ambiente

Os escritórios de advocacia passam por um período extremamente complexo. Escritórios de advocacia de todos os tamanhos e especializações estão sob enorme pressão para conseguirem gerenciar  à demanda crescentes de documentação, acessar arquivos de forma rápida e remota e colaborar de forma segura com clientes e parceiros remotos – e essas atividades estão sob a supervisão cada vez mais rígida de entidades reguladoras, como a ‘’Solicitors Regulation Authority’’ (SRA) e sob o controle da Lei de Proteção de Dados.

Além disso, a prática legal é hoje imensamente competitiva, em comparação com outros setores e profissões. A maioria dos escritórios de advocacia precisa de um diferencial, que muitas vezes pode vir na forma da capacidade para fornecer um serviço superior a um custo mais atraente. No  momento atual, descobrir eficiências internas não apenas é um imperativo para o sucesso na profissão de advogado, mas também é fundamental para a sobrevivência.

O Problema

A Kingsley Napley, um importante escritório de advocacia especializado em direito internacional, estava tendo problemas com métodos ultrapassados e ineficientes de colaboração. A equipe de imigração do escritório recorria a e-mails para o envio de informações confidenciais para outros países, por exemplo, e a equipe de direito de família também distribuía documentos por e-mail a clientes que, muitas vezes, residiam no mesmo domicílio que o cônjuge de quem estavam se divorciando. Os níveis crescentes de risco e ineficiência associados ao e-mail se tornaram inaceitáveis; se ocorresse vazamento acidental de informações pessoais, o e-mail representava uma ameaça de fraude de identidade e danos à marca, e era um método ineficiente para o envio de arquivos grandes.

A Solução

Para reduzir esses riscos e aumentar a eficiência, a Kingsley Napley chegou a considerar – mas acabou por rejeitar – ferramentas de colaboração criadas para o mercado doméstico. Alguns produtos de sincronização e compartilhamento de arquivos permitem a transferência de arquivos grandes e a colaboração em documentos, mas nenhum oferece os níveis de segurança que a Kingsley Napley precisava ou a capacidade de controlar e monitorar o que era compartilhado. “Não encontrávamos algo que atendesse a todas as nossas necessidades”, disse Anna-Marie Barnes, Instrutora Sênior de TI da Kingsley Napley. “Até mesmo soluções boas e competitivas deixavam de atender a uma ou duas de nossas exigências”.

No Intralinks VIA®, a Kingsley Napley descobriu uma solução de colaboração empresarial que atendia a todas as suas necessidades, fornecendo os recursos de compartilhamento exigidos por uma empresa grande e diversificada e os altos níveis de segurança e controle de documentos esperados na área jurídica.

O Intralinks VIA permite que a Kingsley Napley compartilhe documentos com segurança, através de fronteiras geográficas e firewalls corporativos, com permissões gerenciadas até o  acesso do documento, o que permite a comunicação com seus clientes e a transparência exigida por reguladores e auditores. Após o encerramento de um caso, o recurso UNshare™ do Intralinks VIA permite que os funcionários da Kingsley Napley revoguem permanentemente o acesso a documentos compartilhados – mesmo depois de serem baixados.

Hoje, a mobilidade é essencial para a eficiência e a rentabilidade. Advogados e equipes de apoio precisam ter acesso a documentos a qualquer hora e em qualquer lugar. O recurso móvel do Intralinks VIA permite que a Kingsley Napley acesse e compartilhe documentos em qualquer dispositivo móvel, em qualquer lugar, com segurança de nível bancário.

O Resultado

O Intralinks VIA é uma solução fácil de usar, e a adoção pelos usuários foi muito alta em toda a empresa. Usando o Intralinks VIA, a Kingsley Napley acredita ter excedido a concorrência, ao oferecer aos seus clientes uma plataforma de compartilhamento de documentos e colaboração altamente segura, em conformidade e auditável. O importante escritório de advocacia Kingsley Napley descobriu que podia ter a liberdade de colaboração desejada, bem como o controle de documentos necessário para oferecer os mais altos níveis de serviços aos seus clientes, permanecendo seguro, eficiente e competitivo.