KPMG & Puerto Coquimbo

Das Problem

KPMG hat an der Ausschreibung des Projekts teilgenommen. Dazu war ein sicherer und frühzeitiger Austausch von Dokumenten zwischen verschiedenen internen und externen Teams bestehend aus Investoren, Ingenieuren, Juristen, Steuerexperten und kommunalen Entscheidungsträgern erforderlich. Die externen Partner von KPMG waren nicht mit der Verwendung virtueller Datenräume vertraut. KPMG musste die Kollegen von der Benutzerfreundlichkeit einer Online-Plattform zur Kommunikation und Zusammenarbeit überzeugen und gleichzeitig ihre einwandfreie Nutzung gewährleisten.

Die Hindernisse

Um den Erfolg der Ausschreibung des Projekts in Puerto Coquimbo zu gewährleisten, war es wichtig, die richtigen Dokumente zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Personen weiterzuleiten. Dazu bedurfte es einer nahtlosen Integration, sicherer E-Mail und einer intuitiven Benutzeroberfläche. Viele der projektbezogenen Dokumente waren vertraulich. Daher kam eine Weiterleitung von Papierkopien nicht in Frage, da dies zu umständlich und zudem zeitaufwändig gewesen wäre.

Die Lösung

Viele Branchenkollegen von KMPG in Chile waren mit der Intralinks®-Lösung vertraut. KPMG entschied sich aufgrund der positiven Bewertungen der Benutzerfreundlichkeit und der einfachen Integration in den bestehenden KPMG-Arbeitsbereich für Intralinks. Die umfassende Intralinks-Plattform für die Zusammenarbeit trug dazu bei, den Ausschreibungsprozess schneller abzuwickeln, da auch unerfahrene Nutzer einfach auf digitale Dokumente zugreifen konnten, statt Papierkopien zu verwenden. Während des gesamten Prozesses kontrollierte KPMG alle Zugriffsrechte. Das sorgte für Transparenz und eine schnelle Kommunikation zwischen allen Beteiligten.

Das Ergebnis

Dank der Intralinks-Plattform konnte das Projekt in Puerto Coquimbo effizient abgewickelt und erfolgreich abgeschlossen werden. KPMG konnte projektbezogene Dokumente schnell im Bulk hochladen und so allen Bietern gleichermaßen einen sicheren, branchenführenden virtuellen Datenraum mit E-Mail-Funktion zur Verfügung stellen. Alle relevanten Dokumente wurden zum zeitgleichen Download durch Mitarbeiter zur Verfügung gestellt. KPMG und Empresa Portuaria konnten sogar Fragen und Antworten mit Intralinks abwickeln, um angefragte Informationen zeitnah bereitstellen zu können.

Die Vorteile

Mit Intralinks als virtuellem Datenraum, sicherer E-Mail-Lösung, Datenspeicher und Kommunikationsplattform schritt das Projekt in Puerto Coquimbo schneller und effizienter für KPMG voran. Die Intralinks-Funktionen für Zugriffsrechte und die Verwaltung von Berechtigungen für Dokumente boten die nötige Transparenz und Sicherheit für große kommunale Ausschreibungen wie diese. Dank der Benutzerfreundlichkeit von Intralinks konnten sich auch neue Anwender im Handumdrehen mit dieser leistungsstarken und schnellen Lösung vertraut machen.