Lawyers Without Borders

Cuando uno tiene la misión de crear marcos jurídicos en regiones turbulentas para combatir la trata de personas, el terrorismo y otros delitos contra los derechos humanos, la seguridad de los documentos no es una cuestión de preferencia: puede, literalmente, ser una cuestión de vida o muerte.

Fundada en el año 2000, Lawyers Without Borders (LWOB) es una organización internacional sin fines de lucro que tiene su sede central en Estados Unidos y una oficina satélite en el Reino Unido. LWOB ha obtenido el reconocimiento de diversos departamentos y organismos de las Naciones Unidas y se desempeña como consultor especial en la ONU. La organización siempre cuenta con cientos de profesionales de grandes firmas de abogados multinacionales trabajando de manera voluntaria en ella. El trabajo de campo de la organización tiene lugar en algunas de las regiones más conflictivas del mundo. Allí, los equipos de abogados ayudan a sentar bases sólidas para el estado de derecho y a fortalecer la integridad de los procedimientos judiciales. La tarea a menudo requiere compartir y colaborar en material sumamente confidencial. “Si esos documentos caen en manos equivocadas, las consecuencias para las valientes personas que trabajan en ciertos países pueden ser nefastas”, advierte Christina Storm, fundadora de LWOB.

En un contexto donde casi todos los proyectos requieren trabajar en colaboración, es esencial que LWOB preserve la seguridad absoluta de los documentos sin sacrificar la posibilidad de acceder a ellos fácilmente desde otros países. La organización de Storm aprendió desde sus comienzos que los documentos en papel no eran una opción debido al riesgo de que fueran robados o incautados en los puestos de control de los aeropuertos o en los pasos fronterizos. “Algunos documentos, si se hubiesen filtrado, habrían expuesto a nuestros socios y voluntarios a sufrir represalias oficiales. En algunas ocasiones, los documentos son de un carácter tan delicado que ni siquiera me resulta aceptable dejar su destrucción en manos de terceros. Necesitamos seguridad absoluta”, explica Storm.

Inicialmente, LWOB transfería archivos por correo electrónico o FTP. Sin embargo, ambos métodos representaban importantes riesgos para la seguridad. LWOB también intentó utilizar una aplicación de uso compartido de archivos en SharePoint, pero cuando resultó evidente que el sistema estaba comprometido en el país donde operaba la organización, hubo que retirar el sitio y eliminar la totalidad de los archivos de manera inmediata.

A partir de ese momento, LWOB comenzó a buscar una solución que ofreciera sólida seguridad, acompañada de la flexibilidad necesaria para permitir el uso compartido de documentos entre continentes. LWOB necesitaba controlar el modo en que se compartían y visualizaban los expedientes de los casos y otros documentos jurídicos. Sin embargo, creía que la capacidad de programar de antemano la caducidad del acceso a los archivos confidenciales no era posible ni siquiera en sueños.

Una firma de abogados que colaboraba con LWOB desde hacía tiempo sugirió recurrir a Intralinks, Inc. La firma sabía de la necesidad de LWOB de contar con un portal seguro y estaba familiarizada con Intralinks a través de su práctica comercial. Sabía que era una plataforma de confianza que admitía casos de uso sumamente confidenciales, como las transacciones de fusiones y adquisiciones. En las propias palabras de Storm, “pensábamos que Huddle era la mejor opción para nosotros hasta que conocimos Intralinks”.

A diferencia de los productos de sincronización y uso compartido (FSS) para consumidores, Intralinks posee las características de seguridad de documentos que una organización como LWOB necesita para garantizar absoluta confidencialidad y seguridad. LWOB eligió Intralinks VIA™ por sus funcionalidades de uso compartido y colaboración, y por su capacidad para proporcionar control completo y permanente del contenido. Incluso si los documentos electrónicos se descargan o se envían accidentalmente a las personas equivocadas, LWOB puede aprovechar las funcionalidades de administración de derechos sobre la información (IRM) de Intralinks para suprimir el acceso el tiempo real.  LWOB también reconoció que, aunque Intralinks VIA posee un nutrido conjunto de características, sus equipos pudieron utilizar y administrar el producto con facilidad. “Intralinks me permite controlar completamente quién tiene permiso para ver o compartir un documento. La programación de los permisos de los usuarios, que es un inconveniente en muchos portales en línea, en Intralinks es sencilla e intuitiva. Puedo controlar todo y no tengo dudas o temores de que alguna persona vea algo que no debe, o no pueda ver algo que quiero que vea”, afirma Storm.

Como LWOB requiere que los abogados viajen frecuentemente por todo el mundo, la movilidad segura de Intralinks VIA satisface sus necesidades porque les permite revisar, comentar e incluir notas de manera remota.

Las aplicaciones para iPhone, iPad y dispositivos con Android garantizan la compatibilidad, independientemente de la tecnología que elijan los usuarios. Las versiones nuevas de los documentos se cargan en tiempo real, lo que garantiza que todos los miembros del equipo tengan los documentos más actualizados. Siempre es posible acceder a las versiones anteriores y todos los integrantes del equipo pueden ver qué se cargó, quién lo cargó y cuándo lo hizo. Las notificaciones de carga o modificación son automáticas y, además, se ofrecen recordatorios por correo electrónico y en la página inicial del panel de control del usuario.

LWOB también está muy impresionado con el soporte técnico en múltiples idiomas que Intralinks ofrece las 24 horas, los 7 días de la semana. Esto es especialmente importante debido al carácter internacional de su trabajo. “Intralinks es un socio natural para LWOB”, afirmó Storm. “Su profunda experiencia en la comunidad jurídica está acompañada de vastos conocimientos en materia de seguridad de datos y privacidad de la información”.