LEG

Con cerca de 91.000 apartamentos en alquiler y aproximadamente 250.000 inquilinos, LEG es una de las principales empresas inmobiliarias de Alemania. La compañía se preparó para una oferta pública de venta (OPI) en 2012, y para ello necesitaba un data room virtual en el que poder compartir documentación confidencial con instituciones externas de forma sencilla a la vez que segura. LEG eligió Intralinks como socio de confianza en esta tarea.

La situación

Como parte de la inminente OPI, LEG buscaba un data room virtual fiable que facilitara la comunicación externa con abogados, bancos y autoridades. Tras estudiar detenidamente diferentes plataformas, la compañía se decidió finalmente por Intralinks. La plataforma resultaba convincente no solo en términos de costes, sino también por su facilidad de uso y amplitud de funciones. Otra de sus ventajas era la seguridad de los servidores de Intralinks, que les garantizaban el acceso al data room virtual incluso si se producía un fallo del sistema.

La puesta en marcha

La integración y el despliegue de la plataforma Intralinks como parte del propio sistema de la compañía fue una tarea sencilla. Intralinks se hizo cargo inmediatamente de todos los ajustes necesarios para adaptar la estructura del data room a las necesidades específicas de la empresa. «Gracias a su funcionamiento intuitivo, los empleados pudieron comenzar a usar el data room enseguida y sin necesidad de realizar ningún curso de formación previa», señala Claus-Dieter Ball, Subdirector de la Oficina Ejecutiva de LEG Management GmbH.

El uso real

Debido al carácter confidencial de la información, los derechos de acceso al portal Intralinks se mantuvieron bajo un estricto control durante todo la OPI. Por parte de la compañía, el acceso a la plataforma se restringió al consejo de administración y a la oficina ejecutiva, si bien todos los departamentos de LEG pudieron manejar los documentos en segundo plano. A nivel externo, cerca de 40 abogados, empleados de banca y funcionarios del gobierno obtuvieron autorización para visualizar la información. «El uso de la plataforma en el ámbito cotidiano discurrió con normalidad. Además pudimos constatar que Intralinks es muy conocido en el sector financiero. No hizo falta explicar el funcionamiento del sistema a nuestros socios externos», concluyó Claus-Dieter Ball.

Las ventajas

Durante la OPI, LEG necesitaba un data room virtual seguro que al mismo tiempo cumpliera con los requisitos de cumplimiento normativo habituales. Funciones como el indexado automático de documentación proporcionaron al equipo encargado del proyecto una clara visión de conjunto del contenido, con la consiguiente reducción del trabajo administrativo. Según describe Claus-Dieter Ball, «Con otras soluciones que había visto en el pasado, el indexado debía hacerse manualmente. En este sentido, Intralinks nos ha permitido ahorrarnos una gran parte del trabajo». La plantilla de LEG también se mostró extremadamente satisfecha con el soporte al cliente.