Essex Industries

문제

Essex Industries는 우주항공, 국방, 1차 대응, 안전 및 의료 산업의 대표적 공급업체입니다. 1947 년 Harold와 Sidney Guller 형제가 부친의 지하실에서 창업한 이후 180,000여 제곱피트에 달하는 제조 공간을 갖춘 4개 시설과 375명의 직원을 보유한 회사로 성장했습니다. 지난 65년간 이 회사의 상품군은 생명 지원 장비, 지상 지원 장비, 플랫폼 제어 및 항공기 부품으로 확대되었습니다. 그 결과로 1947년 이후 Essex Industries는 거의 모든 주요 군사적, 민간 우주항공 프로그램에 참여해 왔습니다.

Essex는 고객 및 공급업체들과 수행하는 작업의 복잡한 특성으로 인해 대용량의 민감한 파일을 정기적으로 공유해야 했습니다. 이들 파일에는 설계 도면, 매출 문서, 마케팅 자료, 그리고 심지어는 발주서까지 포함됩니다.

Essex는 그간 파일 공유 시 문제가 많은 내부 FTP 사이트를 활용해 왔습니다. “FTP 사이트는 관리에 정말 많은 시간이 소요됐다"고 Essex Industries의 Network Manager Donna Wirth는 말했습니다. “제대로 작동한 적이 없었고 FTP에 익숙한 사람이 많지 않다. 그러다 보니 지침서에 처음 사용할 때 실패할 수 있음이라는 내용을 넣는 지경에 이르렀다"고 말했습니다.

Essex Industries는 외부와의 안전한 문서 공유 시 신뢰할 수 있고 손쉽게 사용할 수 있는 솔루션을 찾아야만 했습니다. 특히 보안이 중요했습니다. 군수 계약으로 인해, 국제무기거래규정(ITAR) 준수와 함께 미국에 대한 데이터 및 문서 저장 제한 기능은 필수 요건이었습니다. “우리는 누가 해당 파일들을 갖고 있으며 그 파일들을 어떻게 보호할 것인지 반드시 알아야 한다"고 Wirth는 말했습니다.

솔루션

Essex Industries는 안전한 파일 공유 및 협업 플랫폼으로 Intralinks를 선택했습니다. 사용 편의성과 보안의 완벽한 조합을 제공받을 수 있었기 때문입니다.

“우리 내부 직원뿐만 아니라 고객 역시 사용하기 쉽다"고 Wirth는 설명했습니다. “Intralinks 가 우리 고객 담당자에게 이메일을 전송하고 고객이 간단한 질문 몇 개에만 답하면, 비밀번호를 생성해 바로 Intralinks 사이트에 접속해 필요한 데이터를 다운로드할 수 있다. Intralinks는 엄청난 시간을 절약한다." Intralinks는 파일에 접속한 사람을 추적하므로 상대방이 해당 문서를 받았는지 확인하기 위해 불필요한 전화 통화를 할 일이 없어졌고, 이 또한 시간 절감에 크게 기여했습니다.

Intralinks 도입 과정은 순탄했으며, 직원들도 FTP 서버로부터의 전환을 환영했습니다. Essex 는 라이선스 10개로 시작했으나 Intralinks의 인기가 높아 Wirth는 추가 라이선스 구매를 고려 중입니다.

대용량 도면을 외부 관계자와 주고받으며 공유해야 하는 영업 및 엔지니어링 부서가 Intralinks를 가장 많이 사용하고 있습니다. 전 세계에서 열리는 전시회에서 사용할 대용량 사진 파일과 배너를 전송해야 하는 마케팅 부서 또한 Intralinks를 많이 사용합니다. 심지어 인사부서도 엄격한 기밀유지 규칙이 적용되는 401K 연금제도 관리에 Intralinks를 사용 중입니다.

혜택

FTP 사이트를 폐기했습니다. 이 자체만으로도 Essex는 많은 시간을 절감하고 불만을 해소했습니다. 아울러 Essex Industries는 Dropbox의 사용을 완전히 중단했습니다. Dropbox는 빠르고 손쉽게 사용할 수는 있었으나 보안상의 문제가 있어 Essex를 위험한 상황에 노출했습니다. "보안 문제는 절대 간과할 수 없다"고 Wirth는 말했습니다. “Dropbox는 우리 운영 방식에 필요한 보안을 제공하지 못한다. 할머니 사진을 보낼 때는 Dropbox가 정말 좋은 도구이지만 수령 승인을 받은 사람에 전송하더라도 군사 항공기 도면을 전송하는 데 사용할 수는 없다"고 말했습니다.

Intralinks는 Essex Industries에 어떤 파일이 공유되었고 어떤 사람이 파일을 봤는지 확인할 수 있는 감사 추적 기능을 제공합니다. 특정 공유 문서의 최신 버전은 물론 이전 버전까지 추적할 수 있으므로 담당자들이 어떤 버전을 사용해야 할지 혼동하는 일이 없습니다.

아울러 Essex Industries는 문서 만료일 강제 설정 및 데이터 저장 공간에 대한 지역별 제한 설정 기능에 특히 깊은 인상을 받았습니다. “특정 파일에 만료일을 설정할 수 있어 지정된 날짜 이후에는 이미 데스크탑에 해당 파일을 다운로드한 사람조차도 파일을 열 수 없다”고 Wirth는 말했습니다. “마찬가지로 Intralinks는 미국 정부에 우리 데이터의 보관과 백업을 제한했다."

Wirth는 Intralinks가 제공하는 지원에도 깊은 인상을 받았다고 말합니다. 그녀는 “지원팀이 아주 훌륭하다”라는 결론을 내렸습니다. “Intralinks 직원 누구와 통화하든 담당자는 늘 우리가 비즈니스에서 성공을 거두도록 돕는 데 초점을 맞춘다."