Fresh Insurance

Fresh Insurance Services Group Ltd.

Fresh Insurance Services Group LTD. es una de las agencias privadas de seguros personales más grandes del Reino Unido. Los 160 empleados expertos de la empresa venden seguros para autos, hogares y comercio de automotores. Fresh Insurance se enorgullece de su amplia variedad de productos, que refleja una base diversa de clientes. La firma ha sido premiada por la calidad de sus servicios, recibiendo, entre otros, el premio Personal Lines Broker of the Year de 2013.

Situación

Fresh Insurance tiene cinco comités directivos que supervisan y mejoran el cumplimiento y otras operaciones en toda la organización. Los miembros del comité, que suelen trabajar de manera remota, deben compartir documentación de proyectos e ideas.

Andrew Tatton, director de TI de Fresh Insurance, afirma que para colaborar, estos gerentes solían descargar archivos en sus laptops personales y enviaban por correo electrónico documentos y mensajes. Además, la empresa estableció dos centros de datos separados, sin un depósito central interno de documentación, para almacenar y acceder al contenido y a los datos. Esto trajo una baja en la productividad y dificultades para controlar las versiones de los archivos, sumado a la falta de un método sistemático para controlar el avance de los proyectos. 

Como este sistema híbrido presentaba brechas de seguridad, la empresa implementó un sistema virtual de intercambio de archivos. Adoptó Drobpox, una solución en línea para sincronizar e intercambiar archivos (FSS). Sin embargo, Dropbox no cumplió todos los requisitos de seguridad de Fresh Insurance.

Durante los dos años posteriores, Fresh Insurance usó otro servicio de intercambio de archivos: Workshare. Pero los miembros del comité directivo querían mayor control y seguridad para el contenido. Bastó con una llamada de ventas y una demostración para convencer a Tatton para que migre a Intralinks VIA®, una solución en línea de colaboración e intercambio de archivos.

“Si no hubiese estado plenamente convencido de las potencialidades de Intralinks VIA, no se lo habría presentado a la junta directiva”, explica Tatton. “Cuando accedí por primera vez al sitio web de Intralinks, no pude dejar de advertir su calidad, y eso aumentó mi confianza.”

Solución

Entre sus prestaciones más importantes, Intralinks VIA aprovecha una plataforma segura y escalable de servicios de contenido, desarrollada específicamente para industrias altamente reguladas. Además, Intralinks VIA ha simplificado la interfaz que permite a los gerentes y al personal ubicar rápidamente la versión más actualizada de un documento compartido.

Intralinks VIA permite que un usuario eventual vea o sincronice los archivos necesarios rápidamente, según lo necesite. Los usuarios pueden utilizar los espacios de trabajo de la solución agrupando diversos proyectos; también pueden almacenar archivos en un proyecto específico.

Otra ventaja de Intralinks es el modelo transparente de concesión de licencias, que permite a Fresh Insurance pagar una tarifa establecida y acceder a todo el espacio de almacenamiento que necesite. “Sabemos lo que pagamos todos los meses, y así evitamos amargos imprevistos”, afirma Tatton.

Los beneficios

Al usar Intralinks VIA, los miembros del comité directivo de Fresh Insurance aumentaron la productividad de la colaboración entre 30 y 35 por ciento. El complemento para Outlook de la solución también redujo la dependencia del correo electrónico, para así aumentar la eficiencia y la protección de datos. Y como Intralinks VIA es seguro y de fácil acceso para las partes interesadas de los proyectos, es compatible con los procesos de conformidad y gobernanza de la empresa.

Los gerentes pueden seguir detalladamente la actividad de los proyectos del comité directivo. “En todo momento, vemos cómo contribuye cada persona, y
eso nos permite trabajar juntos verdaderamente”, explica Tatton. “Ahora sabemos que los empleados usan el sistema y hacen lo que les pedimos. Antes no era posible saberlo”.

Tatton descubrió nuevas maneras de implementar Intralinks VIA que no había previsto antes. Por ejemplo, el departamento de IT usa la solución para almacenar y compartir manuales de referencia con los usuarios finales de la empresa, incluso cuando estos usuarios son remotos.

La solución también ha ayudado al comité directivo de conformidad a revisar y aprobar los registros de ventas de clientes. Fresh Insurance también usa el espacio de trabajo para compartir archivos de audio con las aseguradoras (cuyos productos vende la agencia) Los archivos de audio son de fácil acceso, pero tienen una fecha de vencimiento fija. Después de la fecha de vencimiento, la función UNshareTM de Intralinks hace que no se pueda acceder a los archivos, salvo que se otorgue una autorización expresa.

Sobre todo, la solución permite hacer negocios de la manera más productiva y natural para Fresh Insurance. Como sostiene Tatton: “Podemos acceder e interactuar con los espacios de trabajo de Intralinks VIA del mismo modo en que trabajamos habitualmente”.