Fresh Insurance

Fresh Insurance Services Group Ltd.

Fresh Insurance Services Group LTD est l’un des plus grands courtiers privés dans le domaine de l’assurance pour particuliers au Royaume-Uni. Les 160 employés de l’entreprise vendent des produits d’assurance automobile et habitation. Fresh Insurance met un point d’honneur à proposer une gamme de produits très large, qui reflète une base de clientèle diversifiée. La compagnie d’assurance a remporté divers prix pour la performance et la qualité de son offre, dont celui du Courtier de l’année 2013 sur les produits d’assurance personnelle.

Le contexte

Fresh Insurance dispose de cinq comités de pilotage, chargés de superviser et d’améliorer la conformité et les pratiques dans l’ensemble de son organisation. Les membres du comité, qui travaillent souvent depuis l’extérieur, doivent partager des documents et échanger des idées sur les projets dont ils ont la charge.

Pour collaborer, ces managers téléchargeaient régulièrement des fichiers sur leurs ordinateurs portables personnels, et transmettaient des messages et documents par e-mail et pièce jointe, explique Andrew Tatton, directeur du service IT de Fresh Insurance. La compagnie avait par ailleurs créé deux Data Centers, sans toutefois bénéficier d’un référentiel interne cent ralisé pour le stockage et l’accès aux contenus et données. Cela entravait la productivité et créait des difficultés dans la gestion des versions de fichier, et il n’existait aucun moyen d’assurer un suivi systématique de la progression des projets.

Ce système hybride présentait par ailleurs certaines lacunes en matière de sécurité, et la société a donc décidé de déployer un système de collaboration virtuelle pour ses fichiers, en l’occurrence Dropbox, une solution de partage et synchronisation (FSS). Dropbox ne permettait toutefois pas de répondre à toutes les exigences de Fresh Insurance en matière de sécurité, qui a alors utilisé un autre service de partage de fichiers, Workshare, pendant deux ans. Celui-ci ne permettait cependant toujours pas de répondre aux exigences des comités de pilotage en termes de contrôle et de sécurité des contenus. Un simple appel commercial, suivi d’une démonstration, a finalement suffi pour convaincre M. Tatton de migrer vers lntralinks VIA, une solution de collaboration et de partage de données en ligne.

« Je n’aurais jamais osé présenter lntralinks VIA à mes directeurs si je n’avais pas eu une entière confiance en ses capacités », explique M. Tatton. « Dès mes premières recherches sur le site lntralinks, j’ai ressenti cette impression de qualité qui inspire immédiatement confiance ».

La solution

L’une des fonctionnalités clés de la solution Intralinks VIA est sa plateforme de services de gestion de contenu sécurisée et évolutive, développée spécifiquement pour les secteurs soumis à des réglementations spécifiques. Intralinks VIA va toutefois plus loin, en proposant une interface simplifiée qui permet aux managers comme au reste du personnel de localiser rapidement la version la plus récente d’un document partagé.

Intralinks VIA permet également à un utilisateur occasionnel de consulter ou de synchroniser tous les fichiers dont il a besoin pour travailler rapidement et en toute simplicité. Les employés peuvent utiliser les espaces de travail de la solution pour regrouper différents projets ; ils peuvent également stocker des fichiers au sein d’un projet spécifique.

Un autre avantage d’Intralinks est son modèle de licence transparente, qui permet à Fresh Insurance de payer un montant forfaitaire et d’avoir accès à autant d’espace de stockage que nécessaire. « Nous savons exactement ce que nous payons chaque mois, ce qui évite toute mauvaise surprise », poursuit M. Tatton.

Avantages

Grâce à Intralinks VIA, la productivité des activités de collaboration des comités de pilotage Fresh Insurance a été améliorée de 30 à 35 %. Le plug-in Outlook de la solution a également permis de réduire le recours à l’e-mail, renforçant l’efficacité des processus et la protection de données. Intralinks VIA est une solution sécurisée et aisément accessible par l’ensemble des parties prenantes de chaque projet, et à ce titre elle contribue aux processus de conformité et de gouvernance de l’entreprise.

Les managers peuvent ainsi suivre de près l’avancement des projets menés par les différents comités de pilotage. « Vous pouvez voir, à tout moment, la contribution de telle ou telle autre personne, ce qui nous permet vraiment de travailler efficacement tous ensemble », explique M. Tatton. « Cela vous permet par exemple de vérifier que les employés utilisent bien le système et accomplissent le travail que vous leur avez confié. Cela n’était pas possible auparavant. »

M. Tatton a en outre découvert de nouveaux modes d’utilisation, inattendus, pour Intralinks VIA. Le département IT utilise ainsi la solution pour stocker et partager les manuels de référence destinés aux utilisateurs internes de la société, y compris pour ceux travaillant à distance.

La solution a également aidé le comité de pilotage chargé des questions de conformité à passer en revue et valider les scripts de vente utilisés par les agents commerciaux. La société Fresh Insurance a également créé un Workspace pour partager des fichiers audio avec les assureurs dont elle commercialise les produits (en tant que courtier). Ces fichiers audio sont aisément accessibles, mais ont une date d’expiration prédéfinie : une fois cette date limite échue, les fonctionnalités UNshare® d’Intralinks permettent de rendre les fichiers inaccessibles, sauf autorisation spéciale.

De manière générale, la solution permet à Fresh Insurance de conduire ses affaires de manière plus productive et intuitive. M. Tatton conclut ainsi : « Nous pouvons accéder aux Workspaces d’Intralinks VIA et les utiliser sans modifier nos modes de travail habituels. »