Fresh Insurance

Fresh Insurance Services Group Ltd.

Die Fresh Insurance Services Group Ltd. zählt zu den größten privaten Versicherungsmaklern im Vereinigten Königreich. 160 Mitarbeiter verkaufen Versicherungspolicen für Autos, Wohngebäude und das Kraftfahrzeuggewerbe. Fresh Insurance verfügt über eine umfangreiche Produktpalette, in der sich der vielseitige Kundenstamm widerspiegelt. Das Unternehmen hat bereits mehrere Preise für seine qualitativ hochwertigen Dienstleistungen gewonnen, darunter der Personal Lines Broker of the Year Award im Jahr 2013.

Die Situation

Fresh Insurance verfügt über fünf Lenkungsausschüsse, welche die Compliance und andere Aktivitäten im Unternehmen beaufsichtigen und optimieren.

Die Mitglieder des Ausschusses arbeiten oft ortsunabhängig und müssen projektbezogene Dokumente und Ideen austauschen.

„Dazu werden Dateien auf private Notebooks heruntergeladen und Dokumente und Nachrichten per E-Mail verschickt“, so Andrew Tatton, IT Director bei Fresh Insurance. Das Unternehmen hat zwei separate Rechenzentr en ohne internen zentralen Datenspeicher eingerichtet, um Inhalte zu speichern und auf diese zugreifen zu können. Das führte zu Problemen mit der Produktivität und Dateiversionierung. Außerdem war es schwierig, den Projektfortschritt systematisch zu überwachen.

Aufgrund der Sicherheitslücken des Hybridsystems entschied sich das Unternehmen schließlich für eine virtuelle File-Sharing-Lösung. Zunächst wurde Dropbox für die Zusammenarbeit genutzt. Die Lösung erfüll te allerdings nicht alle Sicherheitsanforderungen von Fresh Insurance.

Die nächsten zwei Jahre nutzte das Unternehmen den File-Sharing-Dienst Workshare. Die Mitglieder des Lenkungsausschusses wünschten sich aber eine umfassendere Kontrolle und eine höhere Sicherheit ihrer Inhalte . Nur ein Anruf und eine Präsentation überzeugten Tatton, zu lntralinks VIA zu wechseln, einer Lösung für Online-Zusammenarbeit und Datenaustausch.

„Ich hätte lntralinks VIA dem Vorstand gar nicht erst vorgestellt, wenn ich nicht überzeugt gewesen wäre, dass die Lösung hält, was sie verspricht“, so Tatton. „Schon beim ersten Aufruf der lntralinks-Website habe ich eine hohe Qualität gesehen. Das hat mich überzeugt.“

Die Lösung

Intralinks VIA nutzt eine sichere und skalierbare Content-Service-Plattform, die speziell für stark regulierte Branchen entwickelt wurde. Mithilfe der intuitiven Benutzeroberfläche von Intralinks VIA können Führungskräfte und andere Mitarbeiter die aktuellste Version des gemeinsam genutzten Dokuments sofort finden.

Außerdem können selbst Gelegenheitsnutzer Dateien bei Bedarf schnell anzeigen oder mit anderen Dateien synchronisieren. Anwender können die Arbeitsbereiche projektweise anordnen und Dateien in einem bestimmten Projekt speichern.

Ein weiterer Vorteil von Intralinks ist das transparente Lizenzierungsmodell. Fresh Insurance zahlt einen festgelegten Betrag und kann damit unbegrenzt Speicherplatz nutzen. „Die monatlichen Kosten bleiben immer gleich und wir erleben keine unliebsamen Überraschungen“, freut sich Tatton.

The Benefits

Mithilfe von Intralinks VIA konnte der Lenkungsausschuss von Fresh Insurance seine Produktivität bei der Zusammenarbeit um 30–35 Prozent ste igern. Dank des Plug-Ins für Microsoft Outlook werden nun nicht mehr so vie le E-Mails verschickt, und Effizienz und Datensicherheit sind gestiegen. Intralinks VIA ist äußerst sicher und kann auch von anderen Projektbeteiligten gen utzt werden. So werden Compliance-Vorgaben und andere gesetzlich vorgeschriebene Prozesse problemlos eingehalten.

Führungskräfte können die Projektaktivitäten des Lenkungsausschusses detailliert nachverfolgen. „Man sieht jederzeit, welchen Beitrag andere gel eistet haben. So können wir sehr gut zusammenarbeiten“, erklärt Tatton. „Wir können uns darauf verlassen, dass die Mitarbeiter das System auch wirklich nutzen und ihre Aufgaben zuverlässig erledigen. Das war vorher nicht gegeben.“

Tatton hat außerdem weitere Anwendungsmöglichkeiten für Intralinks VIA entdeckt, die er vorher gar nicht bedacht oder für möglich gehalten hatte . Die IT-Abteilung nutzt die Lösung beispielsweise, um Bedienungsanleitungen zu sp eichern und den Anwendern des Unternehmens zugänglich zu machen. Diese können dann jederzeit und von überall darauf zugreifen.

Der für die Compliance zuständige Lenkungsausschuss ist in der Lage, Vertriebsskripte für Kunden zu prüfen und zu genehmigen. Fresh Insurance nutzt außerdem einen Arbeitsbereich, um Audio-Dateien mit Versicherern auszutauschen, deren Produkte der Makler vertreibt. Die Audio-Dateien können einfach abgerufen werden, sind aber mit einem Gültigkeitsdatum versehen. Anschließend greift UNshare® von Intralinks. Die Dateien können dann nur noch mit besonderen Zugriffsrechten aufgerufen werden.

Die Intralinks-Lösung hat sämtliche Geschäftsabläufe bei Fresh Insurance produktiver gestaltet. Dazu Tatton: „Wir können die Arbeitsbereiche von Intralinks VIA nahtlos in unseren Arbeitsalltag integrieren.“