Domande frequenti

Una data room è uno spazio sicuro in cui archiviare, organizzare e consentire lo scambio di dati tra le diverse parti coinvolte in una transazione commerciale strategica. Le data room tradizionali sono locali fisici utilizzati per la compilazione, l'archiviazione e la gestione dei documenti fino alla conclusione dell'operazione.

Una Virtual Data Room (VDR) è uno spazio digitale destinato alle medesime finalità di una data room tradizionale, ovvero per consentire l'archiviazione, l'organizzazione e lo scambio in sicurezza di documenti tra le parti coinvolte in una transazione.

L'utilizzo di una VDR riduce le tempistiche delle transazioni di M&A poiché consente di automatizzare i processi manuali e trasferire lo scambio di informazioni online; così facendo, le parti coinvolte non sono più costrette a spostarsi fisicamente per partecipare all'operazione.

Durante il processo di M&A, tra le società spesso avviene lo scambio di segreti commerciali, proprietà intellettuale o altra documentazione altamente riservata. Le VDR offrono un livello di sicurezza maggiore rispetto alle data room tradizionali, poiché possono integrare caratteristiche di protezione come crittografia automatica e controlli granulari dei privilegi di accesso (anche a livello di file), al fine di garantire la sicurezza di ciascun documento durante l'intero ciclo di vita.

La due diligence è la fase in cui l'acquirente o l'investitore esegue un'analisi approfondita della documentazione e delle informazioni relative alla società target, al fine di formulare una corretta valutazione economica dell'entità e strutturare l'operazione.

La due diligence è essenzialmente un'analisi dei fatti. Il processo consiste principalmente nella verifica, condotta dall'acquirente, di informazioni quali contratti, documenti finanziari, dichiarazioni fiscali, verbali dei consigli di amministrazione e altra documentazione essenziale. Il fine ultimo è valutare la posizione finanziaria e le passività della società target, accertarne la veridicità e valutare le operazioni commerciali attuali e future.

Inoltre, la due diligence aiuta l'acquirente a formulare una proposta finanziaria adeguata. Questo processo rappresenta una fase decisiva per le transazioni di M&A, poiché solo a seguito di questa analisi approfondita sarà possibile calcolare e proporre un costo di acquisizione, negoziare e dunque finalizzare l'accordo di fusione o acquisizione.

Durante la due diligence, stakeholder chiave condividono e collaborano su una serie di documenti altamente riservati. Per ridurre i tempi di esecuzione di questa fase, spesso si ricorre a una VDR al fine automatizzare determinate attività e semplificare processi e flussi di lavoro. Le VDR tendono a essere la soluzione preferita anche perché tendono a offrire maggiore sicurezza e convenienza rispetto alle data room tradizionali. Inoltre, in questo modo il team impegnato nell'operazione per conto della parte cedente ha la possibilità di acquisire una comprensione accurata del sentiment e dei livelli di interesse degli offerenti (nonché potenziali acquirenti).

Naturalmente. I migliori provider di data room attribuiscono priorità a tre elementi fondamentali per le rispettive piattaforme: sicurezza, facilità d'uso ed efficienza. La sicurezza rappresenta l'aspetto più importante. Gli utenti non potranno mai affidarsi a una data room senza essere assolutamente certi che le informazioni confidenziali potranno essere archiviate in modo sicuro e che la riservatezza dell'intero processo sarà tutelata. La user experience è fondamentale perché beneficiare di un'interfaccia veloce, potente e intuitiva favorisce l'adozione della soluzione e migliora il ritorno sull'investimento (ROI). Infine, l'efficienza è essenziale per finalizzare l'operazione con rapidità evitando che le parti coinvolte incorrano in costi aggiuntivi.

I sistemi di file sharing, come Dropbox™ e Google Drive™, possono sembrare a prima vista delle soluzioni intuitive e a basso costo per favorire la collaborazione tra diverse società. Almeno fino a quando le informazioni più riservate non vengono inavvertitamente o intenzionalmente compromesse. Sistemi come questi non sono abbastanza sofisticati per garantire una collaborazione efficiente tra diverse unità organizzative e sedi geografiche. E purtroppo non c'è modo di tutelare la riservatezza delle informazioni quando queste lasciano i server sicuri della tua organizzazione.

Oltre a offrire caratteristiche ottimali in termini di sicurezza, efficienza e facilità d'uso, le VDR Intralinks sono state create per consentirne la semplice integrazione con piattaforme già esistenti, come SharePoint®. La nostra piattaforma permette agli utenti di attribuire, monitorare e revocare privilegi di accesso istantaneamente, anche a seguito del download di documenti su dispositivi o computer personali.

Con una VDR di livello aziendale come Intralinks, sarà possibile condividere file in modo efficiente al di là dei firewall e dei confini dell'organizzazione, garantendo al tempo stesso la sicurezza dei dati per l'intero ciclo di vita dei documenti.

Nelle operazioni di M&A, gli acquirenti intendono ottenere informazioni dettagliate sugli asset oggetto dell'acquisizione. Il processo di Q&A serve dunque a fornire ad acquirenti, analisti e subject-matter expert (SME) l'opportunità di interagire mediante una serie di domande e risposte. Questo scambio di informazioni permette di fare in modo che tutta la documentazione necessaria venga messa a disposizione delle parti interessate, garantendo anche la comprensione dei relativi dettagli; per questo motivo, il Q&A è considerato una fase chiave per la finalizzazione della due diligence.

La fase di Q&A vede la partecipazione di numerosi soggetti, impegnati nella distribuzione e condivisione di notevoli quantità di informazioni. Il modo più efficace per gestire questo processo prevede dunque la definizione di flussi di lavoro e di un sistema di centralizzazione integrato nella stessa VDR. La piattaforma Intralinks permette di stabilire i ruoli per coordinatori, SME, utenti autorizzati a inviare domande e altri partecipanti. Attraverso la VDR, le domande possono essere inoltrate automaticamente agli SME di competenza, mettendo a disposizione una serie di controlli a livello di ruolo per impedire che chi deve rispondere riceva una quantità eccessiva di richieste. Inoltre, è possibile organizzare i file e le comunicazioni per semplificare il processo e fare in modo che il team sia sempre allineato grazie alle dashboard ad alta visibilità. Il risultato? Tutte le domande ricevono l'attenzione che meritano, le risposte vengono fornite con efficienza e puntualità e la due diligence può essere completata in tempi ridotti.

In breve: sicurezza, semplicità, informazioni approfondite ed efficienza. La data room selezionata dovrebbe garantire un accesso agevole agli individui autorizzati per impedire perdite di dati, divulgazioni o visualizzazioni non autorizzate. Al fine di massimizzarne l'adozione, è importante che la data room sia facile da usare anche senza una formazione approfondita. Infine, occorre scegliere una soluzione che consenta di mantenere il controllo sull'accesso alla documentazione e sulle relative autorizzazioni, offrendo anche visibilità sulle azioni e le attività intraprese dalle controparti.

La conformità alle disposizioni del GDPR è obbligatoria in tutta Europa dal 25 maggio 2018, e ciò ha introdotto un ampio ventaglio di sfide inedite per le aziende. Intralinks si impegna da sempre a tutelare la sicurezza e lo scambio di informazioni ad alto valore all'interno di settori regolamentati, e l'efficacia delle nostre procedure in materia di protezione dei dati è stata ripetutamente comprovata con l'esecuzione di 50 audit condotti annualmente dai nostri clienti. Inoltre, Intralinks può contare su un ampio portafoglio di funzionalità pensate per aiutare i clienti a contenere i rischi in conformità alle norme più severe, compreso il GDPR. Maggiori informazioni