Lawyers Without Borders

Lorsque votre mission est de créer des cadres juridiques dans les régions les plus instables de la planète, pour lutter contre la traite des êtres humains, le terrorisme et d’autres atteintes graves aux droits de l’homme, la sécurité des documents n’est plus une question de préférence : elle peut, littéralement, être une question de vie ou de mort.

Fondée en 2000, Lawyers Without Borders (LWOB) est une organisation internationale à but non lucratif, opérant à partir de son siège social basé aux États-Unis, ainsi que d’un bureau satellite établi au Royaume-Uni. LWOB est accréditée auprès de plusieurs agences et départements des Nations Unies. Elle est également titulaire du statut consultatif spécial octroyé par l’ONU. Chaque jour, des centaines d’avocats, qui travaillent habituellement pour de grands cabinets internationaux, prennent bénévolement part à l’action de l’organisation. Celle-ci mène son travail de terrain partout dans le monde, dans certaines des régions du monde les plus en proie aux conflits et à la violence. L’organisation déploie des équipes d’avocats pour contribuer à l’instauration d’une base plus solide devant permettre de rétablir la primauté du droit et de renforcer l’intégrité des procédures juridiques. Dans le cadre de leur action, les avocats sont fréquemment amenés à travailler en collaboration et partager des documents extrêmement sensibles. « Si ces documents tombent entre de mauvaises mains, cela peut avoir des conséquences terribles pour les gens qui travaillent courageusement sur place », explique Christina Storm, fondatrice de LWOB.

Dans ce contexte où presque tous les projets nécessitent de travailler dans un cadre collaboratif, il est impératif que LWOB mette tout en oeuvre pour garantir la sécurité absolue de ses documents, sans pour autant nuire à la facilité d’accès aux fichiers par-delà les frontières. L’organisation fondée par Mme Storm a très vite réalisé que les documents imprimés n’étaient pas une option viable, dans la mesure où ils risquaient d’être volés ou saisis lors des contrôles de sécurité dans les aéroports ou lors des passages de frontière. « Il nous est arrivé d’avoir entre les mains des documents qui, s’ils avaient fait l’objet de fuites, auraient pu exposer nos partenaires et nos bénévoles à des représailles de la part d’autorités officielles. Dans certains cas, les documents sont tellement sensibles que l’idée même de confier la responsabilité de leur d estruction à des tiers me pose problème. Nous avons vraiment besoin d’une sécurité absolue et infaillible », insiste Mme Storm.

À ses débuts, LWOB transférait ses fichiers par e-mail ou FTP, mais ces deux méthodes présentaient de sérieuses lacunes en termes de sécurité. LWPB a également essayé SharePoint, une application de partage de fichiers, mais lorsqu’il est devenu clair que l’intégrité du système était compromise dans le pays où intervenait l’organisation, le site a dû être fermé et tous les fichiers ont été immédiatement supprimés.

Depuis lors, LWOB recherchait une solution offrant à la fois une sécurité rigoureuse et la flexibilité indispensable pour permettre le partage de documents d’un continent à l’autre. LWOB devait également avoir la possibilité de contrôler la façon dont les dossiers et autres documents juridiques étaient partagés et consultés. Quant à la possibilité de programmer à l’avance des dates d’expiration pour l’accès aux fichiers sensibles, l’organisation ne pensait même pas que ce type de fonctionnalité pouvait exister.

C’est finalement l’un des cabinets avec lesquels LWOB travaillait de longue date qui a suggéré la solution Intralinks, Inc. Ce cabinet avait parfaitement compris la nécessité pour LWOB de bénéficier d’un portail sécurisé, et utilisait déjà Intralinks dans le cadre de son activité commerciale, en tant que plateforme permettant d’héberger en toute sécurité les dossiers ultra-sensibles, notamment dans le cadre d’opérations de fusions et acquisitions. Comme l’explique Mme S torm : « Nous avons longtemps pensé que Huddle était la meilleure option pour nous... jusqu’à ce que nous découvrions Intralinks. »

Contrairement aux solutions de partage et synchronisation de fichiers (FSS) grand public, Intralinks offre les fonctionnalités de protection des documents dont une organisation comme LWOB a impérativement besoin pour garantir une confidentialité et une sécurité absolues. LWOB a choisi Intralinks VIA^® pour ses fonctionnalités de collaboration et de partage de fichiers sécurisés, ainsi que pour sa capacité à assurer la maîtrise complète des contenus durant toute leur durée de vie. Même si des documents électroniques sont téléchargés ou ac cidentellement adressés à la mauvaise personne, LWOB peut en effet s’appuyer sur les fonctionnalités Intralinks dédiées à la gestion des droits relatifs à l’information (IRM) pour supprimer, en temps réel, les autorisations d’accès inappropriées.

LWOB a également reconnu que, même avec une telle richesse en termes de fonctionnalités, la solution Intralinks VIA restait simple à utiliser et administrer pour ses équipes. « Grâce à Intralinks, je dispose d’un contrôle complet sur l’identité des personnes autorisées à consulter ou partager chaque document. Avec la solution Intralinks, la programmation des autorisations d’accès pour chaque utilisateur, une fonctionnalité qui fait défaut à de nombreux portails en ligne, est simple et intuitive. Je conserve la maîtrise de l’ensemble du processus, et je ne m’inquiète plus de savoir si telle ou telle autre personne risque de voir ce qu’elle n’est pas censée voir ou au contraire de ne pas reçoive ce que je veux qu’elle reçoive », poursuit Mme Storm.

Les fonctionnalités mobiles sécurisées d’Intralinks VIA répondent par ailleurs aux besoins des avocats de LWOB durant leurs fréquents voyages à travers le monde, en leur permettant d’examiner, commenter et annoter leurs documents où qu’ils se trouvent. Les applications pour iPhone, iPad ou Android garantissent une parfaite compatibilité, quel que soit l’appareil utilisé. Les versions les plus récentes des documents sont téléchargées en temps réel : tous les membres de l’équipe ont ainsi l’assurance de travailler à partir des mêmes documents. L’accès aux versions précédentes reste disponible, et chaque membre de l’équipe peut voir ce qui a été transféré, par qui et à quelle date. Les notifications de chargement ou de modification de fichier sont automatiques, avec notamment des rap pels par e-mail et des messages envoyés sur la page d’accueil du tableau de bord de l’utilisateur.

LWOB se dit également très impressionné par la qualité de l’assistance technique Intralinks, multilingue et disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Cela est particulièrement important compte tenu de la dimension internationale de leur travail. « Intralinks est devenu un partenaire naturel pour LWOB », conclut Mme Storm. « Ils ont à la fois une grande expérience du travail avec la profession juridique, et une expertise des plus riches en matière de sécurité des données et de confidentialité de l’information. »